Norint suprasti projekto būklę, nereikia laukti savaitinės ataskaitos. „WiseTeam“ sistemoje galima realiu laiku matyti, kurios užduotys ir projekto etapai vykdomi, kas jau atlikta ir kokie darbai dar laukia. Komandai atnaujinant informaciją darbo metu, projekto vadovas gali vertinti situaciją tiesiog sistemoje. Atskirai rinkti tuos pačius duomenis ir rengti projekto eigos ataskaitą savaitiniam susitikimui nebereikia.

Savaitinė projekto peržiūra vis tiek naudinga. Jos paskirtis – kartu įvertinti sistemoje matomą situaciją, išspręsti atvirus klausimus ir susitarti dėl tolesnių veiksmų. Kasdienis matomumas ir reguliarus aptarimas papildo vienas kitą: informaciją galima pasitikrinti bet kada, o bendriems sprendimams skirti sutartą laiką.

Projekto būklė matoma ten, kur vyksta darbas

Kai užduotys, terminai ir atsakomybės išsklaidyti skirtinguose sąrašuose bei susirašinėjimuose, projekto vadovui tenka juos surinkti. Parengta ataskaita atspindi tam tikro momento situaciją, tačiau darbai tuo metu tęsiasi: viena užduotis užbaigiama, kita užstringa, pasikeičia prioritetas.

„WiseTeam“ projektų ir užduočių valdymo funkcijos leidžia projekto eigą stebėti bendroje sistemoje. Vadovas gali matyti atskiras užduotis ir projekto etapus, jų būsenas, terminus bei atsakingus žmones. Taip lengviau suprasti ir bendrą projekto padėtį, ir konkretaus darbo situaciją.

Pavyzdžiui, jeigu etapas dar nebaigtas, galima peržiūrėti su juo susijusius darbus ir nustatyti, kas liko. Galbūt viena užduotis dar vykdoma, kitai reikia sprendimo, o trečioji jau atlikta. Tokia informacija leidžia pradėti pokalbį nuo konkrečios priežasties.

Kad matomas vaizdas atitiktų tikrovę, užduočių būsenas reikia atnaujinti dirbant. Užbaigtą darbą pažymėkite atliktu, pasikeitus terminui jį patikslinkite, o atsiradus kliūčiai ją užfiksuokite prie susijusio darbo. Tai kasdienio užduočių valdymo dalis.

Ką verta peržiūrėti kiekvieną savaitę?

Savaitinę peržiūrą pradėkite atsidarę projektą „WiseTeam“ sistemoje. Nereikia iš naujo perrašyti jo būklės į skaidres ar lentelę. Aptarimui galima naudoti penkis klausimus.

1. Kas atlikta ir kurie etapai juda į priekį?

Peržiūrėkite užbaigtas užduotis, vykdomus darbus ir etapų būsenas. Įvertinkite, ar atlikti darbai leidžia pradėti kitą etapą ir ar pasiektas numatytas rezultatas.

Iš anksto sutarkite, kada užduotis laikoma atlikta. Jei darbą turi patikrinti kitas žmogus, vien jo parengimo gali nepakakti. Aiškus susitarimas padeda visai komandai vienodai suprasti sistemoje rodomas būsenas.

Svarbus ir užduočių ryšys su projekto rezultatu. Daug užbaigtų nedidelių darbų dar nereiškia, kad etapas baigtas, jeigu liko viena būtina patikra. Savaitinės peržiūros metu verta išsiaiškinti būtent tokius neatitikimus.

2. Kas trukdo atlikti likusius darbus?

Daugiausia dėmesio skirkite darbams, kurie nejuda į priekį, vėluoja arba stabdo kitus. Patikrinkite, ar trūksta informacijos, sprendimo, kitos užduoties rezultato ar komandos nario laiko.

„Reikia paspartinti projektą“ nepasako, ką konkrečiai daryti. Daug naudingesnis susitarimas būtų: „Atsakingas vadovas iki antradienio patvirtina sprendimą, kad komanda trečiadienį galėtų pradėti kitą etapą.“

Tokį veiksmą užfiksuokite prie projekto ar susijusios užduoties ir paskirkite atsakingą žmogų. Vėliau jo eigą bus galima stebėti toje pačioje sistemoje.

3. Ar terminai atitinka dabartinę situaciją?

Peržiūrėkite artėjančius užduočių ir etapų terminus. Svarbu įvertinti, ar iki numatytos datos įmanoma atlikti likusius darbus ir nuo ko jų pradžia priklauso.

„WiseTeam“ sistemoje veiklas galima planuoti Ganto grafike, nustatyti jų priklausomybes ir išsaugoti bazinius planus – atskaitos variantus, su kuriais lyginama projekto eiga. Šios galimybės padeda vertinti darbų seką ir pastebėti nukrypimus nuo plano.

Jeigu viena veikla vėluoja, patikrinkite, kurioms kitoms veikloms tai turi įtakos. Vien pakeisti datą neužtenka: reikia sutarti, kaip bus organizuojami susiję darbai ir ar dėl pokyčio būtina informuoti kitus projekto dalyvius.

4. Ar darbai paskirstyti pagal komandos galimybes?

Savaitinė peržiūra padeda pastebėti, kai vienam žmogui tuo pačiu metu tenka keli svarbūs darbai. Aptarkite, kas turi būti atlikta pirmiausia ir ar užduoties dalį galima perduoti kitam komandos nariui.

Vertinkite darbų sudėtingumą, reikiamas kompetencijas ir laiką. Penkios trumpos užduotys gali pareikalauti mažiau pastangų nei viena sudėtinga. Todėl vien užduočių skaičiaus nepakanka sprendžiant, ar darbo krūvis subalansuotas.

Perskirstydami darbus patikslinkite atsakomybes ir terminus sistemoje. Komandai turi būti aišku, kas pasikeitė ir kokie susitarimai galioja dabar.

5. Kokius sprendimus reikia priimti šią savaitę?

Peržiūrą užbaikite konkrečiais susitarimais. Kiekvienam veiksmui nurodykite atsakingą žmogų ir terminą. Jei sprendimą turi priimti kitas projekto dalyvis, paskirkite, kas į jį kreipsis ir iki kada reikia atsakymo.

Kai projekte sekamas biudžetas ir darbo laikas, tuo pačiu aptarkite reikšmingus nukrypimus. Vertinkite juos kartu su atliktais ir likusiais darbais: sunaudotas laikas padeda suprasti pastangas, tačiau savaime neparodo, ar rezultatas jau pasiektas.

Nebūtina kiekvieną savaitę vienodai išsamiai nagrinėti visų projekto sričių. Daugiau laiko skirkite ten, kur matomas nuokrypis arba reikia sprendimo.

Praktinis pavyzdys: užduotys beveik baigtos, tačiau etapas dar vykdomas

Tai hipotetinis pavyzdys, skirtas peržiūros eigai paaiškinti. Jis neaprašo konkretaus „WiseTeam“ kliento projekto.

Projektą sudaro keturi etapai: pasirengimas, įgyvendinimas, patikra ir užbaigimas. Pasirengimas jau atliktas, o įgyvendinimo etape iš dvylikos užduočių devynios pažymėtos atliktomis, dvi vykdomos ir viena dar nepradėta.

Sistemoje matomos būsenos leidžia projekto vadovui pastebėti, kad įgyvendinimas dar nebaigtas. Peržiūrėjus likusius darbus paaiškėja, jog nepradėtai užduočiai reikia sprendimo. Nuo jos priklauso ir kito etapo pradžia.

Savaitiniame susitikime komanda atsidaro tą patį projektą ir susitaria:

• kas pasirūpins trūkstamu sprendimu ir iki kada;
• kurie darbai gali tęstis nelaukiant atsakymo;
• ar reikia patikslinti patikros etapo pradžią.

Susitarimai užfiksuojami sistemoje. Kai sprendimas priimamas ir darbai pajuda, komanda atnaujina užduočių bei etapo būsenas. Projekto vadovui nereikia laukti naujos savaitinės ataskaitos, kad matytų pasikeitusią situaciją.

Trumpa savaitinės peržiūros atmintinė

Ši lentelė yra pokalbio gairės. Jos nereikia kas savaitę pildyti kaip atskiros ataskaitos – atsakymus peržiūrėkite tiesiog sistemoje.

Kaip išlaikyti naudingą peržiūros ritmą?

Pasirinkite pastovų savaitės laiką ir aptarimą pradėkite nuo darbų, kuriems reikia dėmesio. Aiškių, sklandžiai vykdomų užduočių nereikia paeiliui perskaityti visiems dalyviams. Jų būklę galima pasitikrinti sistemoje.

Nedidelio projekto aptarimui galima numatyti, pavyzdžiui, 30 minučių. Tai siūloma susitikimo trukmė, kurią verta pritaikyti pagal projekto dydį ir sudėtingumą. Išsamesniems klausimams skirkite atskirą pokalbį su reikalingais žmonėmis.

„WiseTeam“ darbalaukiuose galima stebėti ir kelis projektus. Kai projektų daugiau, bendras vaizdas padeda nuspręsti, kuriuos iš jų reikia aptarti išsamiau.

Svarbių klausimų neatidėkite iki susitikimo. Realiojo laiko matomumo nauda atsiskleidžia tada, kai pastebėjus kliūtį galima reaguoti iš karto, o savaitinėje peržiūroje įvertinti bendrą eigą ir priimtų sprendimų poveikį.

Norite matyti projektų eigą vienoje vietoje ir savaitines peržiūras grįsti sistemoje esančia informacija? Susisiekite dėl „WiseTeam“ demonstracijos.

Išbandykite mūsų sprendimą patys – užsisakykite 14 dienų nemokamą WiseTeam demo versiją dabar ir pradėkite keisti savo projektų valdymą.